Klagevejledning

Hvem kan klage?

Det er ikke alle, som kan indgive klage til Klagenævnet for Udbud. Kun virksomheder, som har en retlig interesse i at indgive klage, kan klage. Det vil typisk dreje sig om:

1. virksomheder, som har overvejet at give tilbud på opgaven, men som har undladt det fx på grund af indholdet af udbudsbetingelserne,
2. virksomheder, som har anmodet om at blive prækvalificeret, men ikke blev det, eller
3. virksomheder, som har givet tilbud på opgaven, men som ikke har fået den.

Hertil kommer, at økonomi- og erhvervsministeren har tillagt visse organisationer og myndigheder klageadgang. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er også klageberettiget.

• Se organisationer og myndigheder, som er tillagt klageadgang af økonomi- og erhvervsministeren

Klagefrister

Klage skal indgives til klagenævnet inden bestemte frister, såfremt klagen vedrører et EU-udbud. Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i klagenævnet inden 30 dage fra dagen efter ordregiverens underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Andre klager skal være modtaget i klagenævnet inden 6 måneder fra dagen efter offentliggørelsen af ordregiverens bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået kontrakt, eller inden 12 måneder fra ordregiveren har underrettet tilbudsgiverne om, hvem ordregiveren vil indgå kontrakt med, hvis der er tale om en rammeaftale.

Der gælder ikke klagefrister for klager over overtrædelse af tilbudsloven.

Krav til klagen

Et klageskrift kan bestå af et brev, som fremsendes til klagenævnet. Følgende skal fremgå af brevet:

1. Hvem der klager.
2. Hvilket udbud eller licitation klages der over. Er det et EU-udbud eller en licitation efter tilbudsloven?
3. Hvad klages der over. Klageren skal formulere påstande, som præcist beskriver de overtrædelser, som indklagede efter klagerens opfattelse har gjort sig skyldig i, og som klageren ønsker klagenævnets stillingtagen til. Af hver enkelt påstand skal fremgå:

• Den regel eller det princip, der angives at være overtrådt.
• En præcis beskrivelse af, hvordan overtrædelsen menes at være sket. Det vil ofte være nødvendigt at henvise konkret til relevante punkter i udbudsbetingelserne eller i andre bilag fx tilbuddene. Det kan være en fordel at medtage særligt vigtige citater i påstanden.
• Hver enkelt overtrædelse skal beskrives i én enkelt påstand. Påstandene må således ikke overlappe hinanden.

Hvorledes påstande formuleres, kan ses af klagenævnets kendelser i tidligere sager.

4. At ordregiveren er underrettet om klagen (se punktet underretning).

5. At klagegebyret er betalt (se punktet klagegebyr).

Sammen med klagen fremsendes relevante bilag. Det vil typisk være udbudsbekendtgørelsen (hvis der er tale om et EU-udbud), udbudsbetingelserne og ordregiverens underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret, eller ordregiverens underretning om, hvem ordregiveren vil indgå kontrakt med.

Bilagene skal nummereres som bilag 1, 2, 3 osv.

Klagen og bilag sendes – så vidt muligt i 3 eksemplarer – til Klagenævnet for Udbud, Kampmannsgade 1, 1780 København V. Det henstilles, at klagen (som Word-fil) og bilag (så vidt muligt i kopierbare fil-formater) derudover også sendes elektronisk til klfu@eogs.dk (max. 10 MB pr. e-mail) eller på et usb-stik (bør emballeres forsvarligt ved indsendelse).

Klagenævnet kan afvise en klage, såfremt klagen er uegnet til at danne grundlag for sagens behandling som følge af, at klagen ikke opfylder kravene ovenfor.

Klagegebyr

Samtidig med klagens fremsendelse til klagenævnet skal der betales et klagegebyr på 10.000 kr. Gebyret kan enten vedlægges klagen på en check eller indbetales på klagenævnets konto i Danske Bank:

Reg. nr. 3100, konto nr. 9001743.

Swift Code: DABADKKK. IBAN nr. DK 83 3000 0009 0017 43.

Såfremt gebyret indbetales på det oplyste kontonr., anføres følgende som bemærkning: »Klagenævnet for Udbud, ”virksomhedens navn”«.

Dokumentation for bankoverførslen skal vedlægges klageskriftet. 

Følgende anføres i klageskriftet:

1. Om gebyret betales ved vedlagt check eller ved overførsel.
2. Registrerings – og kontonummer til den konto, hvortil klagegebyret eventuelt kan tilbageføres.
   

Underretning

Samtidig med klagens fremsendelse til klagenævnet skal klageren sende eller maile en kopi af klagen med bilag til ordregiveren. Klagenævnet har brug for at vide, om klageren har underrettet ordregiveren, og klageren skal derfor sende kopi af underretningen af ordregiveren til klagenævnet.

Standstill

Hvis der er tale om et EU-udbud, skal ordregiveren afholde en obligatorisk standstill-periode på enten 10 eller 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning til tilbudsgiverne om kontrakttildelingen. Hvis underretningen er sket ad elektronisk vej (e-mail), må ordregiveren tidligst indgå kontrakt efter udløbet af en standstill-periode på 10 kalenderdage. Hvis underretningen er sket pr. brev, må ordregiveren tidligst indgå kontrakten efter 15 kalenderdage.

Hvis ordregiveren har afsendt underretningen pr. mail den 1. juli, er den sidste dag i standstill-perioden den 11. juli, og en klage til Klagenævnet for Udbud skal derfor modtages i klagenævnet den 11. juli inden midnat, hvis klagen skal have automatisk, midlertidig opsættende virkning.

Hvis den 11. juli er en lørdag, en søndag eller en helligdag »skubbes« standstill-periodens udløb til udgangen af den følgende arbejdsdags sidste time, jf. forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter artikel 3, stk. 4. Hvis den 11. juli er en lørdag, udløber standstill-perioden derfor mandag den 13. juli ved midnat (medmindre mandag er en helligdag).

Hvis klagen modtages i klagenævnet inden udløbet af standstill-perioden, har klagen automatisk, midlertidig opsættende virkning, indtil klagenævnet har truffet afgørelse om, hvorvidt klagen skal have opsættende virkning. Ordregiveren må altså ikke underskrive kontrakt, før klagenævnet har haft mulighed for at se på sagen.

Andre tilfælde af opsættende virkning

Hvis klagen ikke er omfattet af standstill-reglerne, fx hvis den vedrører overtrædelse af tilbudsloven, skal klageren oplyse i klagen, om han ønsker klagen tillagt opsættende virkning, altså om det er klagerens ønske, at udbudsprocessen skal stoppes, og at ordregiveren ikke må underskrive kontrakten, før klagenævnet har truffet endelig afgørelse i sagen.